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廈門大學(xué)圖書資料采購(gòu)與資產(chǎn)入庫(kù)等業(yè)務(wù)辦理指南
依據(jù)《廈門大學(xué)圖書資料采購(gòu)工作實(shí)施細(xì)則（2022年修訂）》《廈門大學(xué)圖書資料資產(chǎn)管理辦法（試行）》《廈門大學(xué)圖書資料合同管理細(xì)則（試行）》等學(xué)校文件相關(guān)規(guī)定，現(xiàn)對(duì)圖書資料采購(gòu)、合同簽訂、資產(chǎn)入庫(kù)、財(cái)務(wù)報(bào)銷等業(yè)務(wù)辦理做如下重點(diǎn)說明：
一、辦理方式
全面啟用“廈門大學(xué)采購(gòu)與資產(chǎn)一體化服務(wù)平臺(tái)”（簡(jiǎn)稱采資一體化平臺(tái)）（鏈接地址：http://xdzc.xmu.edu.cn/sso/caslogin.jsp）辦理圖書資料采購(gòu)、資產(chǎn)入庫(kù)等手續(xù)。
二、辦理流程
（一）采購(gòu)申請(qǐng)
1.自行采購(gòu)
采購(gòu)預(yù)算金額人民幣2萬元以下的，各單位自行采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿珊蟾鶕?jù)相關(guān)要求在采資一體化平臺(tái)備案，預(yù)算金額人民幣1000元以下的紙本資源無需在采資一體化平臺(tái)備案。紙本資源采購(gòu)預(yù)算金額人民幣2萬元（含）以上5萬元以下、數(shù)字資源采購(gòu)預(yù)算金額人民幣2萬元（含）以上10萬元以下的，采購(gòu)前由各單位通過采資一體化平臺(tái)提交自購(gòu)申請(qǐng)，圖書館審核通過后各單位自行采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿珊蟾鶕?jù)相關(guān)要求在采資一體化平臺(tái)備案。
2. 集中采購(gòu)
紙本資源采購(gòu)預(yù)算金額人民幣5萬元（含）以上、數(shù)字資源采購(gòu)預(yù)算金額人民幣10萬元（含）以上的，各單位通過采資一體化平臺(tái)提交采購(gòu)申請(qǐng)。其中預(yù)算金額人民幣10萬元（含）以上的，應(yīng)結(jié)合采購(gòu)項(xiàng)目要求、預(yù)算金額、文獻(xiàn)類型及采購(gòu)方式等進(jìn)行可行性論證，提交《廈門大學(xué)圖書資料項(xiàng)目論證表》等相關(guān)材料，圖書館審核通過后，根據(jù)相關(guān)規(guī)定由圖書館或招投標(biāo)中心組織集中采購(gòu)。
（二）合同簽訂
人民幣1萬元（含）以上的圖書資料采購(gòu)應(yīng)當(dāng)簽訂合同，其中自購(gòu)項(xiàng)目由承辦單位和供應(yīng)商訂立合同，加蓋各承辦單位印章，并將合同上傳至采資一體化平臺(tái)備案。人民幣1萬元以下的圖書資料自購(gòu)項(xiàng)目，按照承辦單位合同管理規(guī)定執(zhí)行。
（三）資產(chǎn)入庫(kù)
1.入庫(kù)范圍
圖書館和各單位資料室采購(gòu)、捐贈(zèng)、自建等方式獲得的所有紙本資源、具有永久使用權(quán)的數(shù)字資源都應(yīng)當(dāng)辦理資產(chǎn)入庫(kù)手續(xù)。圖書館和各單位資料室以外的其他各單位購(gòu)置的單冊(cè)（套）購(gòu)買價(jià)格在人民幣1000元（含）以上或單次批量購(gòu)買價(jià)格在人民幣5000元（含）以上紙本資源，具有永久使用權(quán)的數(shù)字資源均應(yīng)當(dāng)辦理資產(chǎn)入庫(kù)手續(xù)。通過捐贈(zèng)方式獲取的圖書資料的資產(chǎn)入庫(kù)請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系圖書館編目部。
2.驗(yàn)收建賬
各單位在采資一體化平臺(tái)發(fā)起驗(yàn)收建賬，填寫確認(rèn)財(cái)務(wù)報(bào)賬信息，提交進(jìn)入驗(yàn)收審核環(huán)節(jié)。
3.驗(yàn)收審核
請(qǐng)攜帶圖書資料及《廈門大學(xué)采資平臺(tái)采購(gòu)申請(qǐng)表》到圖書館一樓編目部辦理圖書資料入庫(kù)審核手續(xù)，圖書館負(fù)責(zé)審核圖書資料的專業(yè)相關(guān)性、確認(rèn)紙本資源的種、冊(cè)數(shù)及編目批次號(hào)，在采資一體化平臺(tái)完成驗(yàn)收入庫(kù)的審核與錄入。若為裸數(shù)據(jù)或可安裝到本地鏡像方式訪問的數(shù)字資源，請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)數(shù)據(jù)備份文件，圖書館負(fù)責(zé)審核確認(rèn)數(shù)字資源的內(nèi)容及數(shù)量，并在采資一體化平臺(tái)完成驗(yàn)收入庫(kù)的審核與錄入。
4.借閱使用
圖書館和院系資料室根據(jù)相關(guān)規(guī)定開放借閱使用。自2022年6月1日起，圖書館和各單位資料室以外的其他各單位自購(gòu)紙質(zhì)圖書資料由無限借期調(diào)整為有限借期模式。首次借期為5年，可在線續(xù)借一次（續(xù)借5年），特殊情況可協(xié)商解決。各單位應(yīng)當(dāng)指定保管人（課題負(fù)責(zé)人或課題組成員）前往圖書館外借，若無合適保管人應(yīng)當(dāng)歸還圖書館。使用過程中發(fā)生丟失，應(yīng)按照《廈門大學(xué)讀者借閱規(guī)則》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。
（四）財(cái)務(wù)報(bào)賬
驗(yàn)收完成后，方可至財(cái)務(wù)處辦理報(bào)賬手續(xù)，報(bào)銷材料包括《廈門大學(xué)采資平臺(tái)采購(gòu)申請(qǐng)表》《廈門大學(xué)資產(chǎn)上賬單》《廈門大學(xué)驗(yàn)收單》《廈門大學(xué)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單》、合同、發(fā)票、付款記錄等。須入庫(kù)的圖書資料，以《廈門大學(xué)資產(chǎn)上賬單》《廈門大學(xué)驗(yàn)收單》替代《廈門大學(xué)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單》，不入庫(kù)作為資料費(fèi)支出的仍舊使用《廈門大學(xué)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷單》，根據(jù)要求提供相關(guān)驗(yàn)收材料（加蓋驗(yàn)收單位印章）。
因特殊情況申請(qǐng)不做資產(chǎn)入庫(kù)的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供圖書館審批后的《圖書資料不納入資產(chǎn)管理申請(qǐng)表》；申請(qǐng)延遲入庫(kù)的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供審批通過的《圖書資料延遲入庫(kù)申請(qǐng)表》。具體要求參見《圖書資料財(cái)務(wù)報(bào)賬指引》。
三、辦理咨詢
（一）采購(gòu)申請(qǐng)
思明校區(qū)總館一樓采訪部 李雪 電話：0592-2187620
（二）資產(chǎn)入庫(kù)
思明校區(qū)總館一樓121室(編目部北側(cè)) 林楊 電話：0592-2182278 （紙本資源）
思明校區(qū)總館一樓編目部 鐘榮英 電話：0592-2182278 （數(shù)字資源）
四、常見問題
（一）如何申請(qǐng)延遲入庫(kù)
期刊實(shí)物裝訂、鏡像數(shù)據(jù)庫(kù)安裝、數(shù)字資源連續(xù)性出版等可申請(qǐng)延遲入庫(kù)。各單位在采資平臺(tái)發(fā)起延遲入庫(kù)申請(qǐng)（發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)-填寫項(xiàng)目信息-勾選不入庫(kù)或延遲入庫(kù)申請(qǐng)），填寫《圖書資料延遲入庫(kù)申請(qǐng)表》簽字蓋章后掃描上傳，圖書館審批同意后方可執(zhí)行。
（二）如何申請(qǐng)不入庫(kù)
不作為長(zhǎng)期保存的期刊、報(bào)紙，不予入藏的贈(zèng)送文獻(xiàn)，以及學(xué)校用于專項(xiàng)活動(dòng)中的定向捐贈(zèng)，專項(xiàng)學(xué)習(xí)活動(dòng)中下發(fā)的批量學(xué)習(xí)材料、教材，校際交流及學(xué)術(shù)交流用書，經(jīng)圖書館審批同意后，可以不登記為固定資產(chǎn)/不納入圖書資料資產(chǎn)管理。各單位在采資平臺(tái)發(fā)起不入庫(kù)申請(qǐng)（發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)-填寫項(xiàng)目信息-勾選不入庫(kù)或延遲入庫(kù)申請(qǐng)），填寫《圖書資料不納入資產(chǎn)管理申請(qǐng)表》簽字蓋章后掃描上傳，并提交圖書館審核。
（三）翔安校區(qū)如何辦理紙本資源入庫(kù)
驗(yàn)收建賬申請(qǐng)通過后，各單位可將所需入庫(kù)圖書存放于思明校區(qū)總館服務(wù)臺(tái)或翔安校區(qū)德旺圖書館總服務(wù)臺(tái)（留下聯(lián)系方式并備注：請(qǐng)轉(zhuǎn)圖書館編目部辦理資產(chǎn)入庫(kù)）。秉承服務(wù)優(yōu)先原則，圖書館為各單位自購(gòu)圖書資料設(shè)置專門申報(bào)和外借通道，加急審核、編目、驗(yàn)收和典藏，在最短的時(shí)間內(nèi)通知辦理借閱手續(xù)。院系資料室請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系，并將圖書資料直接送往編目部。
（四）如何區(qū)分?jǐn)?shù)字資源貨物、數(shù)字資源服務(wù)
具有永久使用權(quán)，采購(gòu)后沒有使用期限的數(shù)字資源，例如一次性買斷某些電子書刊，合同到期后采購(gòu)的內(nèi)容仍然可以繼續(xù)使用，則列入數(shù)字資源貨物；不具有永久使用權(quán)，有明確授權(quán)使用期限的數(shù)字資源，例如授權(quán)某些電子書刊1年使用權(quán)，合同到期后采購(gòu)的內(nèi)容不能繼續(xù)使用，則列入數(shù)字資源服務(wù)。
（五）如何判斷是否為聯(lián)盟采購(gòu)
聯(lián)盟采購(gòu)是指根據(jù)DRAA或者其他圖書館行業(yè)組織已完成的圖書資料集團(tuán)聯(lián)合采購(gòu)談判結(jié)果，向入圍供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)，綜合對(duì)比服務(wù)、價(jià)格等因素或者商定價(jià)格最終確定成交供應(yīng)商的采購(gòu)方式。采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目是否已有聯(lián)盟采購(gòu)方案確定采購(gòu)方式。若不確定是否為聯(lián)盟采購(gòu)，各單位在論證前，請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)絡(luò)采訪部。
（六）圖書資料是否包括打印、復(fù)印類資料
一般性的打印、復(fù)印類資料及其服務(wù)不在圖書資料采購(gòu)和資產(chǎn)入庫(kù)范圍，各類型古籍的復(fù)制和數(shù)字化等特殊項(xiàng)目可與圖書館聯(lián)系以便確認(rèn)。
五、相關(guān)文件
《廈門大學(xué)圖書資料采購(gòu)工作實(shí)施細(xì)則（2022年修訂）》（僅限校內(nèi)訪問）
《廈門大學(xué)圖書資料資產(chǎn)管理辦法（試行）》（僅限校內(nèi)訪問）
《廈門大學(xué)圖書資料合同管理細(xì)則（試行）》（僅限校內(nèi)訪問）
《廈門大學(xué)圖書資料項(xiàng)目論證表（模板）》（僅限校內(nèi)訪問）
《廈門大學(xué)數(shù)字資源訂購(gòu)合同》合同范本（僅限校內(nèi)訪問）
《圖書資料合同的審批與訂立》流程圖（僅限校內(nèi)訪問）
《紙本圖書采購(gòu)合同》范本（僅限校內(nèi)訪問）
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